Aviso de prácticas de privacidad
Este Aviso describe cómo se puede usar y divulgar la información médica sobre ti y cómo puedes acceder a ella. Por favor, léelo con atención.
1. Nuestros deberes
Pasadena Clinical Group está obligado por ley a:
- Mantener la privacidad de tu información de salud protegida («PHI»);
- Entregarte este Aviso sobre nuestros deberes legales y prácticas de privacidad respecto a tu PHI;
- Notificarte en caso de una violación de PHI no protegida; y
- Seguir los términos del Aviso vigente.
Estamos obligados a cumplir con las Reglas federales de Privacidad y Seguridad de HIPAA (45 CFR Partes 160 y 164) y con la Ley de Información Médica de California («CMIA», Civil Code §56 y siguientes). La ley de California ofrece protecciones que en varios aspectos son más estrictas que HIPAA, especialmente respecto a registros de salud mental, marketing y usos autorizados. Cuando la ley estatal y federal difieren, aplicamos el estándar más protector de tu información.
2. Cómo podemos usar y divulgar tu información de salud protegida sin tu autorización
Podemos usar y divulgar PHI para los siguientes fines sin autorización separada:
- Tratamiento — para proveer, coordinar o gestionar tu atención y los servicios relacionados. Por ejemplo, podemos compartir PHI con otro proveedor de salud que te atienda, con tu autorización cuando la ley de California lo requiera.
- Pago — para obtener reembolso, verificar beneficios y facturar a aseguradoras, terceros pagadores o a ti directamente.
- Operaciones de atención de salud — incluyendo evaluación de calidad, capacitación, acreditación, licenciamiento y gestión del negocio.
- Requerido por ley — cuando la divulgación es exigida por la ley federal, estatal o local.
- Actividades de salud pública — incluyendo prevención de enfermedades y reportes exigidos por el Departamento de Salud Pública de California.
- Reporte de abuso, negligencia o violencia doméstica — incluyendo el reporte obligatorio de abuso infantil bajo la California Child Abuse and Neglect Reporting Act (CANRA, Penal Code §11164 y siguientes) y el reporte de abuso a personas mayores o adultos dependientes bajo Welf. & Inst. Code §15630.
- Actividades de supervisión sanitaria — como auditorías, investigaciones e inspecciones de licencias.
- Procedimientos judiciales y administrativos — conforme a una orden judicial, citación u otro proceso legal, con notificación a ti cuando se requiera.
- Aplicación de la ley — bajo circunstancias específicas y limitadas permitidas por la ley.
- Para evitar una amenaza grave a la salud o seguridad — incluyendo el deber de advertir o proteger según Tarasoff v. Regents (Civil Code §43.92) cuando un paciente comunica una amenaza grave de violencia física contra una víctima razonablemente identificable.
- Compensación de trabajadores — en la medida autorizada y necesaria para cumplir con las leyes de compensación de trabajadores.
- Coroners, médicos forenses y directores funerarios — según lo autorice la ley.
- Investigación — solo con la aprobación correspondiente de un Comité de Revisión Institucional y, cuando se requiera, con tu autorización.
3. Usos y divulgaciones que requieren tu autorización escrita
Los siguientes usos y divulgaciones requieren tu autorización escrita previa, que puedes revocar en cualquier momento:
- La mayoría de los usos y divulgaciones de notas de psicoterapia (45 CFR §164.508).
- Usos o divulgaciones para marketing, salvo comunicaciones cara a cara y obsequios promocionales pequeños.
- Divulgaciones que constituyan venta de PHI bajo HIPAA o que constituyan remuneración bajo CMIA.
- Divulgaciones de registros de salud mental más allá del mínimo necesario para tratamiento, pago u operaciones, salvo cuando la ley lo permita.
La CMIA de California impone requisitos adicionales de autorización; los seguimos cuando exceden los requisitos federales de HIPAA.
4. Tus derechos respecto a tu PHI
- Derecho a inspeccionar y copiar tus registros (HIPAA; Cal. Health & Safety Code §123100 y siguientes) — puedes inspeccionar y obtener una copia de tus registros, en el formato que solicites cuando sea fácilmente reproducible. Pueden aplicarse tarifas razonables basadas en costos, conforme a la ley de California.
- Derecho a enmendar — puedes pedir que enmendemos PHI que mantenemos sobre ti mientras la información esté en nuestro poder. Podemos negar tu solicitud bajo ciertas condiciones (por ejemplo, si no creamos el registro), y te daremos una explicación escrita si la negamos.
- Derecho a un recuento de divulgaciones — puedes pedir un recuento de ciertas divulgaciones que hicimos de tu PHI, dentro de los límites establecidos por HIPAA.
- Derecho a pedir restricciones — puedes pedir que restrinjamos ciertos usos y divulgaciones. No estamos obligados a aceptar todas las solicitudes, pero cuando lo hacemos, honramos la restricción. Bajo HIPAA, debemos aceptar restringir las divulgaciones a un plan de salud si has pagado el servicio en su totalidad de tu bolsillo y la divulgación es para pago u operaciones.
- Derecho a comunicaciones confidenciales — puedes pedir que te contactemos solo en ciertos lugares o por ciertos medios (por ejemplo, solo por teléfono, no por correo).
- Derecho a una copia en papel — tienes derecho a obtener una copia en papel de este Aviso si la solicitas, aun si aceptaste recibirlo electrónicamente.
- Derecho a ser notificado de una violación de PHI no protegida según lo exigen las leyes federales y de California.
5. Protecciones especiales en California para los registros de salud mental
La ley de California trata la información de salud mental como particularmente sensible y entrega protecciones adicionales, incluidas:
- Requisitos específicos de autorización para la divulgación de notas de psicoterapia (Civil Code §56.10).
- Protecciones de confidencialidad bajo la Ley Lanterman-Petris-Short (Welf. & Inst. Code §5328) cuando aplican a la información recogida en el curso de un tratamiento de salud mental.
- Requisitos elevados de consentimiento del paciente para la entrega de registros de tratamiento por consumo de sustancias bajo la regulación federal 42 CFR Parte 2. Los programas de consumo de sustancias de Pasadena Clinical Group se presentan como prestadores de servicios de trastorno por consumo de sustancias, por lo que 42 CFR Parte 2 aplica a esos registros. La divulgación de registros protegidos por la Parte 2 generalmente requiere consentimiento escrito específico del paciente o el cumplimiento de una de las excepciones limitadas de la regulación, y la divulgación no autorizada conlleva sanciones penales (42 USC §290dd-2). La re-divulgación de registros de la Parte 2 por un receptor requiere el mismo consentimiento.
6. Retención de registros
Los registros de pacientes adultos se conservan por un mínimo de siete (7) años desde la fecha del último servicio. Los registros de pacientes menores se conservan por al menos siete años desde la fecha del último servicio o hasta un año después de que el paciente alcance la mayoría de edad (lo que ocurra después). Los registros pueden conservarse por más tiempo a nuestra discreción.
7. Quejas
Si crees que tus derechos de privacidad han sido vulnerados, puedes presentar una queja ante:
- El Oficial de Privacidad de Pasadena Clinical Group (ver contacto abajo).
- La Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU., Oficina para Derechos Civiles — https://www.hhs.gov/ocr/.
- La Oficina del Procurador General de California.
No tomaremos represalias contra ti por presentar una queja.
8. Cambios a este Aviso
Nos reservamos el derecho de cambiar este Aviso en cualquier momento y de hacer que el Aviso revisado sea efectivo para toda la PHI que mantenemos. Los Avisos revisados se publicarán en nuestra oficina y en nuestro sitio web. Puedes solicitar una copia en papel en cualquier momento.
9. Contacto
Pasadena Clinical Group
Attn: HIPAA Privacy Officer
301 N. Lake Ave, STE 600
Pasadena, CA 91101
Teléfono: (626) 354-6440
Correo: office@pasadenaclinicalgroup.com